Als verloskundige of gynaecoloog ben je verplicht om zorgvuldig om te springen met de medische gegevens van je cliënten. Wij vroegen Mr. Peter Buisman, hoofd team belangenbehartiging van de KNOV, om het nog eens duidelijk voor ons op een rijtje te zetten.
Waarom moeten die gegevens eigenlijk bewaard worden?
De verloskundige licht de cliënte op duidelijke wijze in over het voorgenomen onderzoek en de voorgestelde behandeling. Deze informatieplicht is geregeld in artikel 448 van de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). In artikel 454 WGBO is vastgelegd dat de verloskundige een dossier inricht met betrekking tot de behandeling van de cliënte. De verloskundige heeft een medisch beroepsgeheim.
Wat zijn precies de regels? Ben je ook verplicht om te vernietigen of mag je die gegevens onbeperkt bewaren?
Volgens de WGBO bedraagt de wettelijke bewaartermijn 15 jaar of zoveel langer als uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. De bewaartermijn bij minderjarigen begint altijd te lopen bij het bereiken van de meerderjarigheidsgrens (18 jaar). Deze cliëntgegevens worden tot het 34e levensjaar bewaard. Bij voortijdig overlijden ligt het anders. Dan geldt 15 jaar na datum overlijden.
In de WGBO zijn veel rechten van de cliënte te vinden met betrekking tot het medisch dossier, zoals bijvoorbeeld:
- recht van inzage;
- recht op afschrift;
- recht op aanvulling en verbetering;
- recht op vernietiging.
Moet dat allemaal op papier of mag het tegenwoordig ook digitaal?
Indien de gegevens op elektronische wijze worden opgeslagen geldt natuurlijk wel dat deze gedurende de bewaartermijn raadpleegbaar moet zijn, waardoor het voorstelbaar is dat er extra eisen gesteld moeten worden aan de elektronische gegevensopslag. Het is maar de vraag of het huidige over 15 jaar (of over 34 jaar!) nog steeds te gebruiken is, hierbij spelen de technologische veranderingen een grote rol. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het besturingssysteem, maar ook het maken van goede back-ups, de aanschaf van een brandwerende opslagkast en het gebruik van een externe server.
Gelden er verschillende regels bij verloskundigen en gynaecologen of moet iedereen voldoen aan dezelfde regels?
De regels zijn voor verloskundigen en gynaecologen gelijk. De WGBO is op beiden van toepassing.
Zit er een straf op als je de gegevens niet bewaart? Of juist niet vernietigt?
Wanneer een verloskundige gegevens niet bewaart of een verzoek om gegevens te vernietigen niet honoreert, dan handelt de verloskundige niet conform de WGBO. Ook handelt de verloskundige dan in strijd met de professionele standaard. Hiervoor is de verloskundige verantwoordelijk en zo mogelijk aansprakelijk, ook in tuchtrechtelijke, civielrechtelijke en eventueel strafrechtelijke zin.
Ben jij op de hoogte hiervan en zo ja, hoe regel je dit binnen de praktijk?
Wij scannen alles in en voegen de scans toe aan de documenten bij het dossier van de cliënt. Alle originele papieren worden versnipperd of aan de cliënten gegeven. Hopelijk snel over op een gezamenlijk dossier mer de gynaecologen, zodat we deze correspondentie iig al digitaal hebben.
Verloskundige Praktijk 'de Toekomst'
Wij voegen ook alle communicatie toe aan het dossier van de client. Wij vroegen ons echter laatst wel af hoe deze gegevens bereikbaar zijn voor andere zorgverleners als de praktijk waar iemand is geweest, jaren later niet meer bestaat. Kunnen jullie daar antwoord op geven?
Verloskundige Praktijk Lucina
Wij bewaren alles digitaal vanaf 2010, en papieren archief daarvoor tot 15 jaar.
Het is dus van belang dat O-natal blijft bestaan, en de gegevens minstens 15 jaar geraadpleegd kunnen en blijven worden.
Verloskundigen Barneveld
Beste Inge,
Ik ken niet de exacte inhoud van de WGBO en weet ook niet wat de wetgeving hierover zegt als een praktijk niet meer bestaat. Misschien dat je het bij de KNOV kunt navragen.
Met vriendelijke groet,
Marjolijn Martens
Microware automatisering
Hoi Marjolijn, het is meer een vraag aan onatal: stel: Ik stop met mijn praktijk en de praktijk wordt niet overgenomen door iemand anders, dan stoppen de betalingen aan onatal. Wie kan er dan nog in een backup versie van mijn ‘oude’ clienten bestand? Of heb ik dan alleen nog de papieren versie tot mijn beschikking ( die ik thuis in d garage in een archief kast kan laten staan of zo) of moet er ergens een mogelijkheid komen om een ‘verweesde’ digitale clientenarchieven onder te brengen? En wiens verantwoording is dat, van mij persoonlijk? Van de KNOV? Of van Onatal? Bied onatal daar een mogelijkheid voor aan?
Lunteren
Beste Marieke,
Wanneer een praktijk stopt dan kan Onatal als een soort archief functie de eerste maanden aangehouden worden. Er kunnen dan geen zwangerschappen of consulten enz. meer toegevoegd worden. De dossiers kunnen alleen ingezien worden. Wij houden dat dus als dienst naar de praktijk toe nog een aantal maanden toegankelijk.
Wanneer daarom gevraagd wordt (wel binnen een aantal maanden tot een jaar) kunnen wij een export van alle dossiers in pdf maken. Deze kunnen dan naar eigen inzicht gearchiveerd worden. Dit is inderdaad de verantwoordelijkheid van de verloskundige.
De export in pdf bieden we aan als download. Deze kan opgeslagen worden op de computer, usb stick etc. Dit moet dan wel goed bewaard worden. Pdf is een gangbare standaard welke in de aankomende jaren zeker geopend kan worden. De pdf’s zijn dus het echte archief en die moeten door de verantwoordelijke verloskundige beheerd worden.
Met vriendelijke groet,
Marjolijn Martens
Microware automatisering